Mitgliederinfo

Mit der KI-Verordnung hat die Europäische Union erstmals einheitliche Regeln für den Einsatz künstlicher Intelligenz geschaffen. Ziel ist es, einen sicheren und vertrauenswürdigen Einsatz von KI zu gewährleisten. Als EU-Verordnung gilt sie unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und bedarf keiner Umsetzung in nationales Recht.

Zwar ist die KI-Verordnung bereits seit dem 1. August 2024 in Kraft. Ihre Vorschriften gelten jedoch nicht alle gleichzeitig. Stattdessen sieht sie einen gestaffelten Anwendungsbeginn vor. Während einzelne Pflichten bereits seit dem 2. Februar 2025 gelten, sind die Vorschriften der KI-Verordnung grundsätzlich ab dem 2. August 2026 anwendbar, soweit keine späteren Anwendungszeitpunkte vorgesehen sind. Für bestimmte Hochrisiko-KI-Systeme hat die Europäische Union die Umsetzungsfristen inzwischen verlängert.

Neue Pflichten ab dem 2. August 2026

Bereits seit dem 2. Februar 2025 dürfen bestimmte besonders risikoreiche KI-Anwendungen nicht mehr eingesetzt werden. Hierzu gehören unter anderem KI-Systeme zur Emotionserkennung am Arbeitsplatz, soweit deren Einsatz nach der KI-Verordnung verboten ist.

Ab dem 2. August 2026 gelten für Unternehmen weitere zentrale Pflichten der KI-Verordnung. Für Personaldienstleister sind insbesondere die Transparenzpflichten relevant.

Hierzu gehört beispielsweise die Pflicht, KI-generierte oder durch KI manipulierte Bild-, Ton- oder Videoinhalte (Deepfakes) als solche zu kennzeichnen, wenn sie den Eindruck erwecken können, echt oder unverändert zu sein. Nicht jede mit KI erzeugte Darstellung ist daher kennzeichnungspflichtig. Die Pflicht betrifft vielmehr Inhalte, die realen Personen, Gegenständen, Orten oder Ereignissen täuschend ähnlich sehen und dadurch geeignet sind, andere über ihre Echtheit zu täuschen.

Mehr Zeit für Hochrisiko-KI im Personalbereich

Mit einer am 27. Juli 2026 in Kraft getretenen EU-Verordnung zur Vereinfachung der KI-Verordnung hat der europäische Gesetzgeber Unternehmen für besonders komplexe Anforderungen mehr Zeit eingeräumt.

Davon profitieren insbesondere Hochrisiko-KI-Systeme im Personalbereich. Als Hochrisiko-KI-Systeme gelten unter anderem Systeme, die Entscheidungen über Bewerber oder Beschäftigte maßgeblich unterstützen oder vorbereiten. Hierzu zählen beispielsweise:

• KI-gestützte Bewerber-Screening Tools, Systeme zur automatisierten Vorauswahl von Bewerbungen,
• KI-Anwendungen zur Unterstützung von Entscheidungen über Einstellungen, Beförderungen oder Versetzungen,
• Systeme zur Entscheidung über Fortbildungsmaßnahmen sowie
• KI-Systeme zur Bewertung oder Überwachung von Verhalten oder Arbeitsleistung von Beschäftigten.

Für diese KI-Systeme gelten die umfangreichen Anforderungen der KI-Verordnung erst ab dem 2. Dezember 2027.

Die Fristverlängerung verschafft Unternehmen zusätzliche Zeit, ihre Prozesse und eingesetzten KI-Systeme auf die neuen Vorgaben vorzubereiten. Hierzu gehören unter anderem die Einführung eines Risikomanagements, Anforderungen an Datenqualität und Dokumentation, die Sicherstellung einer wirksamen menschlichen Kontrolle sowie weitere organisatorische und technische Maßnahmen beim Einsatz von Hochrisiko-KI-Systemen.

Für Personaldienstleister bedeutet dies jedoch keinen vollständigen Aufschub der KI-Verordnung. Lediglich die besonderen Anforderungen für diese Hochrisiko-KI-Systeme gelten später. Alle übrigen bereits anwendbaren Pflichten bleiben hiervon unberührt.

KI-Kompetenz bereits heute Pflicht

Nicht verschoben wurde die Pflicht zur Förderung der KI-Kompetenz. Sie gilt bereits seit dem 2. Februar 2025.

Die neue Vereinfachungsverordnung hat diese Verpflichtung jedoch praxisgerechter ausgestaltet. Arbeitgeber müssen kein bestimmtes Kompetenzniveau ihrer Beschäftigten gewährleisten. Sie sind vielmehr verpflichtet, angemessene Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu ergreifen. Welche Maßnahmen angemessen sind, richtet sich insbesondere nach den eingesetzten KI-Systemen und den Aufgaben der Beschäftigten.

Für Personaldienstleister können hierzu beispielsweise interne Leitlinien zum Einsatz von KI, Schulungen oder kurze Praxisunterweisungen gehören.

Was bedeutet das für die Praxis?

Personaldienstleister sollten die kommenden Monate nutzen, um ihre KI-Anwendungen systematisch zu überprüfen. Empfehlenswert sind insbesondere folgende Maßnahmen:

• Bestandsaufnahme durchführen: Welche KI-Anwendungen werden im Unternehmen bereits eingesetzt (z. B. Recruiting, Bewerbermanagement, Marketing oder interne Verwaltung)?
• Transparenzpflichten prüfen: Werden KI-generierte oder KI-manipulierte Inhalte verwendet, die künftig als Deepfakes gekennzeichnet werden müssen?
• Hochrisiko-KI identifizieren: Prüfen, ob Recruiting- oder HR-Anwendungen künftig als Hochrisiko-KI-System einzustufen sein könnten.
• KI-Kompetenz fördern: Mitarbeitende, die KI nutzen, durch angemessene Schulungen, Leitlinien oder Nutzungshinweise unterstützen und diese Maßnahmen dokumentieren.
• Umsetzungsfrist nutzen: Die verlängerte Frist bis zum 2. Dezember 2027 sollte genutzt werden, um Prozesse, Dokumentation und Verantwortlichkeiten frühzeitig an die Anforderungen für Hochrisiko-KI-Systeme anzupassen.

Fazit

Ab dem 2. August 2026 gelten für Unternehmen weitere zentrale Pflichten der KI-Verordnung. Für Personaldienstleister stehen dabei insbesondere die Transparenzpflichten im Vordergrund. Die Pflicht zur Förderung der KI-Kompetenz besteht bereits seit dem 2. Februar 2025. Zwischenzeitlich wurde jedoch klargestellt, dass Arbeitgeber hierfür lediglich angemessene Maßnahmen ergreifen müssen.

Die umfangreichen Anforderungen an Hochrisiko-KI-Systeme im Personalbereich gelten erst ab dem 2. Dezember 2027. Unternehmen sollten die gewonnene Zeit nutzen, um ihre Recruiting- und Personalprozesse frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. So lassen sich spätere Anpassungen rechtzeitig planen und umsetzen.

Weiterführende Informationen

Die Bundesnetzagentur stellt über ihren KI-Service Desk umfassende Informationen zur KI-Verordnung bereit. Dort finden Unternehmen unter anderem Erläuterungen zu den einzelnen Pflichten der KI-Verordnung, Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ), Hinweise zur praktischen Umsetzung sowie weiterführende Informationsangebote.