15.09.2025

Über den Autor

Denis Franz MONA AI GmbH

Denis Franz ist seit 2024 Managing Director, COO und Co-Founder von MONA AI, einer Automatisierungssoftware für den HR- und Personaldienstleistungsbereich. Um langsame, aufwändige und händische Prozesse zu umgehen, werden mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und vollautomatisierten Prozessen Zeit & Ressourcen gespart.

Der Weg zur Digitalisierung deiner PDL-Prozesse

Die digitale Transformation ist kein Sprint, sondern ein bewusst gestalteter Prozess. Besonders im Recruiting zeigt sich: Wer versucht, alles auf einmal zu digitalisieren, überfordert nicht nur seine Systeme, sondern vor allem sein Team. Erfolgreicher ist es, in klaren Schritten vorzugehen, digitale Standards einzuführen, das Team mitzunehmen und KI gezielt dort einzusetzen, wo sie die größten Hebel hat.

Dieser Gastbeitrag stammt im Rahmen einer kostenpflichtigen Partnerschaft von Denis Franz, Managing Director und Co-Founder von MONA AI.

Von manuellen Arbeiten zu digitaler Automatisierung

Am Anfang steht die Analyse der Abläufe: Wie gelangen Bewerbungen ins Unternehmen? Wer prüft die Unterlagen und nach welchen Kriterien? Wo entstehen Wartezeiten oder doppelte Arbeit? Schon diese Fragen machen sichtbar, welche Aufgaben wertvolle Zeit binden. Wichtig ist das Erfassen von Daten, Prozesszeiten und Prozesstörungen. Dies bildet die Basis für die weitere Planung.

Einfache Maßnahmen wie ein zentrales Bewerberpostfach, einheitliche Vorlagen für Einladungen oder Absagen und ein gemeinsamer Kalender für Interviews sparen viel Koordinationsaufwand. Sie bilden die Grundlage, auf der digitale Tools wie MONA Recruiting die Bewerbererstqualifizierung vollautomatisch durchführen und so dem internen Team mehr Zeit für die wirklich wichtigen Prozesse geben.

KI als digitale Arbeitskraft

Steht die digitale Basis, und sind die Hauptschmerzpunkte bearbeitet, können wir nun mit digitalen Mitarbeitern wie den MONA Agenten die einzelnen Mitarbeiter und Teams verstärken und besser machen.

Ein Beispiel ist der sogenannte Azubi-Agent, der die Fragen der Azubis aufgrund von hinterlegtem Wissen beantworten kann – 24/7. Die Azubis haben keine Hemmungen mehr, Fragen zu stellen, werden dadurch besser, und der Ausbilder kann sich auf die Kernaufgaben konzentrieren. Alle gewinnen und das zu extrem geringen Investitionen.

Mehr Tempo, weniger Stress, mehr Teamperformance

So nimmt der digitalisierte Personaldienstleister langsam Gestalt an: Bewerbungen laufen zuverlässig in die Systeme, KI steuert Abläufe, übernimmt das große Volumen und menschliche Mitarbeiter greifen nur dann ein, wenn echte Entscheidungen oder Erfahrung gefragt sind.

Das Resultat sind beschleunigte Prozesse, eine spürbare Entlastung des Teams und ein klarer Wettbewerbsvorteil. Mit KI wird Recruiting nicht nur effizienter, sondern auch stressfreier – für Bewerber, Mitarbeiter und Entscheider gleichermaßen.

Eine Aufgabe kann euch aber niemand abnehmen: Die Entscheidung, loszulegen.

Hinweis: Der GVP bietet seinen Fördermitgliedern im Rahmen einer kostenpflichtigen Partnerschaft einen Platz für eigene Beiträge, in denen sie ihre Expertise und Branchenlösungen vermitteln können. Die Inhalte dieser Beiträge werden von den Partnern eigenständig gestaltet.