Fürsorge statt Fehlzeiten: Wie Personaldienstleister Ausfälle frühzeitig verhindern

Frau von Mandel, welche Warnsignale übersehen Führungskräfte und Personalverantwortliche Ihrer Erfahrung nach am häufigsten, obwohl sie frühzeitig auf spätere Fehlzeiten oder Motivationsprobleme hinweisen?

Franziska von Mandel: Ein klassisches Warnsignal, das sicherlich alle aus der Praxis kennen, sind vereinzelte Fehltage, insbesondere montags oder freitags. Oft fallen diese einzelnen Tage im ersten Moment nicht auf oder wirken unkritisch. Problematisch wird es, wenn sich daraus ein Muster entwickelt, das niemand systematisch beobachtet.

Meiner Erfahrung nach werden teilweise schon die Fehlzeiten selbst übersehen – vor allem aber die Häufung bestimmter Verhaltensweisen: zunehmende Kurzzeiterkrankungen, nachlassende Erreichbarkeit, sinkende Motivation oder Hinweise auf Unzufriedenheit im Einsatzbetrieb.

Wenn in der Niederlassung ein klarer Prozess zum Umgang mit Fehlzeiten fehlt, bleiben solche Entwicklungen häufig lange unbemerkt. Dabei bieten gerade diese frühen Signale die Chance, rechtzeitig das Gespräch zu suchen und Ausfälle zu vermeiden.

In Ihrem Online-Seminar „Fürsorge und Gesundheitsmanagement – Unproduktivitäten senken“ beleuchten Sie Ausfallgründe und erarbeiten gemeinsam und interaktiv mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern geeignete präventive und reaktive Maßnahmen. Können Sie uns vorab einige Maßnahmen nennen, die Personaldienstleister mit verhältnismäßig geringem Aufwand umsetzen können, um Motivation, Bindung und Einsatzfähigkeit ihrer externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachhaltig zu stärken?

Franziska von Mandel: Beim Gesundheitsmanagement denkt man oft zuerst an zusätzliche Angebote. Aus meiner Sicht liegen die größten Hebel aber zunächst in zwei Faktoren: in klaren Strukturen und Prozessen sowie im Vertrauensaufbau zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Ein erster Schritt ist ein verbindliches Fehlzeitenmanagement. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Abläufe bei Krankmeldungen sowie feste Kriterien dafür, wann Fürsorge- oder Fehlzeitengespräche geführt werden.

Ebenso wichtig ist ein regelmäßiger persönlicher Kontakt der betreuenden Consultants zu ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wer nicht erst bei Problemen anruft, sondern regelmäßig ehrliches Interesse am Menschen, am Einsatz, am Team oder an den Arbeitsbedingungen zeigt, baut Vertrauen auf und hat die Chance zu erfahren, was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich denken und brauchen.

Das wiederum entscheidet darüber, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich trauen, Herausforderungen frühzeitig anzusprechen, oder ob sie sich still zurückziehen. Viele Fehlzeiten und Abgänge könnten verhindert werden, wenn Probleme früher sichtbar würden.

Was macht ein gutes Fürsorgegespräch aus? Und können Sie uns konkrete Fragen verraten, die dabei helfen, bei externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Vertrauen aufzubauen und gleichzeitig Lösungen zur Reduzierung von Ausfallzeiten zu entwickeln?

Franziska von Mandel: Für mich macht ein gutes Gespräch – ob zur Fürsorge oder zu einem anderen Thema – vor allem aus, dass wir echtes Interesse zeigen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter merken sehr schnell, ob eine Führungskraft lediglich eine Pflichtaufgabe erfüllt oder wirklich verstehen möchte, wie es ihnen geht.

Die Frage „Wie geht es Ihnen?“ ist deshalb ein guter Einstieg. Interessant wird es aber erst ab der zweiten, dritten und vierten Frage, die wir stellen, zum Beispiel:

• Wie gefällt Ihnen Ihr aktueller Einsatz?
• Wie kommen Sie mit Ihrem Team und Ihrer Führungskraft klar?
• Passen die Tätigkeiten zu Ihren Erwartungen? Wie viel Spaß macht Ihnen die Arbeit?
• Wie gut lassen sich Arbeitszeiten und Privatleben vereinbaren?

Die Antworten auf diese Fragen liefern oft wertvolle Hinweise auf mögliche Belastungen oder Motivationsprobleme. Und das ist entscheidend: Studien von Krankenkassen zeigen sehr deutlich, dass bis zu einem Drittel aller Krankmeldungen motivationsbedingt sind.

Wer sich die Zeit nimmt, zuzuhören und gemeinsam nach Lösungen zu suchen, kann häufig frühzeitig gegensteuern. Manchmal reicht bereits eine kleine Veränderung, manchmal ist ein Einsatzwechsel sinnvoll. Entscheidend ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erleben: Mein Arbeitgeber interessiert sich für meine Situation und unterstützt mich dabei, zufrieden zu sein.

Fehlzeitenmanagement beginnt nicht mit der Krankmeldung, sondern mit der Beziehung zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wer Vertrauen aufbaut und frühzeitig ins Gespräch geht, kann viele Ausfälle verhindern, bevor sie entstehen.