15.07.2025

Über den Autor

XTAX

Tim Wolter ist Betriebswirt und Gründer mit über zehn Jahren Erfahrung in der Digitalisierung administrativer Prozesse. In leitender Position verantwortete er die Lohnabrechnung für bis zu 10.000 Mitarbeitende in der Personaldienstleistung. Sein Schwerpunkt liegt auf effizienter, rechtssicherer Lohnbuchhaltung in der Zeitarbeit.

Eike Priel ist Steuerberater und betreut seit über 25 Jahren Unternehmen aller Größen in steuerlichen und wirtschaftlichen Fragen. Als Mitgründer von XTAX verbindet er rechtliche Expertise mit digitaler Beratung – besonders in der Personaldienstleistungsbranche. Gemeinsam verfolgen sie mit XTAX das Ziel, Lohnabrechnung für die Zeitarbeit rechtssicher, flexibel und wirtschaftlich effizient zu gestalten – mit technologischem Know-how und tiefem Branchenverständnis. (Copyright Foto: Hanna Witte / XTAX)

Zeitarbeit digital gedacht: Warum effiziente Lohnprozesse jetzt den Unterschied machen

Viele Zeitarbeitsunternehmen lagern den Bereich Lohnbuchhaltung an spezialisierte externe Partner aus und profitieren so von digitalen Prozessen, rechtlicher Sicherheit und reibungslosen Abläufen. Die Experten Tim Wolter und Eike Priel von XTAX, einem auf Zeitarbeit spezialisierten Lohnabrechnungsdienstleister, geben ihr Wissen über Digitalisierung und neue Ansätze zur Kostenoptimierung, sowie hilfreiche Tipps weiter.

Rund 65.000 Menschen arbeiten in Deutschland in der Lohnbuchhaltung – viele davon ohne tiefgehende Spezialisierung. Gerade in der Zeitarbeitsbranche, mit ihren komplexen rechtlichen Anforderungen und kurzfristigen, individuellen Abrechnungen, führt das häufig zu Fehlern. Laut einer Studie sind deutschlandweit 22 Prozent aller Lohnabrechnungen fehlerhaft. Die Folgen reichen von kostspieligen Korrekturen bis hin zu Strafzahlungen, welche rund 53 Prozent der Unternehmen in den letzten fünf Jahren zahlen mussten, bis hin zu verärgerten Mitarbeitenden. Zugleich ist qualifiziertes Fachpersonal schwer zu finden und mit monatlichen Fixkosten ab ca. 3.500 Euro brutto eine teure Ressource. Der Inhalt dieses Beitrags stammt von XTAX.

Warum Digitalisierung mehr als nur Papierersatz ist

Was verändert sich durch digitale Abrechnungsprozesse in Unternehmen konkret?

Tim Wolter: Bei der Digitalisierung geht es um automatisierte Abläufe, transparente Datenübergaben und die Möglichkeit, flexibel auf wechselnde Anforderungen zu reagieren. Vor allem in der Zeitarbeit – mit ihren vielen Sonderfällen sparen Unternehmen bis zu 75 % der Zeit bei zuverlässiger Abwicklung. Wer Digitalisierung klug nutzt, schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit.

XTAX integriert sich beispielsweise direkt in bestehende Systeme – ganz gleich, welche Software bereits im Einsatz ist – und ermöglicht einen reibungslosen Austausch ohne aufwändigen Datentransfer. Das spart Ressourcen und reduziert typische Fehlerquellen. Gleichzeitig werden komplexe tarifliche Vorgaben und Sonderregelungen berücksichtigt.

Einsparpotenziale erkennen und nutzen

Welche Einsparpotenziale ergeben sich durch eine professionelle Lohnabrechnung und gibt es konkrete Tipps?

Eike Priel: Viele Personaldienstleister schöpfen steuerliche Möglichkeiten nicht aus. Ein Beispiel: Beschäftigte, die über längere Zeit auf Dienstreise sind, können steuer- und abgabenfreie Zuschläge erhalten – das reduziert die Lohnnebenkosten bei gleichem Netto. Ein weiteres Feld ist die außertarifliche Vergütung. Wer übertariflich zahlt, kann durch clevere Gestaltung Abgaben senken. Auch arbeitgeberfinanzierte Verpflegung lässt sich kostenschonend umsetzen, trotz geldwertem Vorteil. Zudem lohnt sich der Blick auf Krankenkassenregelungen zur Lohnfortzahlung: Unterschiede bei Erstattungsgrenzen bieten weiteres Sparpotenzial – besonders bei höheren Gehältern.

Fachkräftemangel durch qualifiziertes Outsourcing umgehen

Viele Unternehmen berichten von Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu finden. Wie wirkt sich das auf die Lohnabrechnung aus?

Tim Wolter: Im Zuge des Generationenwechsels bleiben viele Stellen unbesetzt. Die Kosten für Recruiting steigen, Einarbeitungszeiten verlängern sich, und wichtiges Fachwissen geht verloren. Externe Spezialisten mit geprüfter Berufshaftung sichern stabile Prozesse, Erfahrung und rechtliche Sicherheit.

Fazit: Moderne Lohnabrechnung braucht digitale Prozesse – und menschliches Fachwissen

Mit digitalen Lösungen lassen sich Zeit und Kosten in der Lohnabrechnung deutlich reduzieren. Aber erst durch das Zusammenspiel von smarten Systemen und erfahrenen Experten lassen sich gesetzliche Vorgaben, tarifliche Besonderheiten und individuelle Vergütungsmodelle rechtssicher und effizient umsetzen. Unternehmen, die auf beides setzen – digitale Prozesse und spezialisierte Fachkenntnis – schaffen die Grundlage für Stabilität und langfristige Entlastung.

Hinweis: Der GVP bietet seinen Fördermitgliedern im Rahmen einer kostenpflichtigen Partnerschaft einen Platz für eigene Beiträge, in denen sie ihre Expertise und Branchenlösungen vermitteln können. Die Inhalte dieser Beiträge werden von den Partnern eigenständig gestaltet.