Coaching als Erfolgsfaktor für Personaldisponentinnen und -disponenten: Ivo Haase klärt im Online-Seminar auf

Die Rolle des Personaldisponenten wird traditionell oft mit Vermittlung, Organisation und administrativen Aufgaben verbunden. Sie erweitern dieses Berufsbild um die Perspektive des „Coach". Was bedeutet es grundsätzlich, wenn Personaldisponentinnen und -disponenten eine coachende Haltung einnehmen und warum ist diese Professionalisierung heute unverzichtbar für erfolgreiche Personaldienstleistung?

Ivo Haase: Der klassische Personaldisponent wird oft als Koordinator gedacht, also als jemand, der Stellen besetzt, Verfügbarkeiten prüft und Verträge abwickelt. Das ist aber nur die Oberfläche. Was darunter liegt, ist in vielen Fällen echte Beziehungsarbeit: Mit externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sich oft wenig gesehen fühlen, mit Kundenunternehmen, die unter Druck stehen, und das alles in Situationen, die weit über die reine Vermittlung hinausgehen. Wer in diesem Umfeld nur verwaltet, lässt enormes Potenzial liegen.

Eine coachende Haltung ist für mich dabei kein Technik-Paket, das man sich überstülpt. Sie ist eine innere Grundausrichtung: Ich gehe davon aus, dass mein Gegenüber Ressourcen und Stärken mitbringt und meine Aufgabe ist es, den Rahmen zu schaffen, in dem diese sichtbar und nutzbar werden. Das klingt simpel, ist aber in der Praxis eine echte Herausforderung und dabei Grundlage von Professionalität, Effektivität und auch Effizienz. Es kommt darauf an, vorhandene Stärken zu stärken. Das gilt für Führungskräfte und es gilt genauso für Personaldisponenten.

Doch warum ist das heute unverzichtbar? Weil sich die Arbeitswelt fundamental verändert. Durch Automatisierung und KI werden viele koordinative und administrative Aufgaben wegfallen oder sich grundlegend wandeln. Was bleibt, und was dabei noch an Bedeutung gewinnt, ist der Faktor Mensch: Nämlich Empathie, Vertrauen und die Fähigkeit, Menschen wirklich zu begleiten. Die Disponenten, die die Fähigkeiten heute entwickeln und ausbauen, werden morgen diejenigen sein, die wirklich einen Unterschied machen und Wirkung erzielen.

Coaching wird zunehmend als Baustein moderner Personalentwicklung verstanden. Wie kann eine coachende Haltung von Personaldisponentinnen und -disponenten konkret dazu beitragen, Lernprozesse zu fördern, Potenziale zu entwickeln und die Einsatz- sowie Vermittlungsqualität gerade in einer Branche zu steigern, in der externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur begrenzt verfügbar und gleichzeitig stark gefordert sind?

 Ivo Haase: Das ist eine Frage, die mich wirklich bewegt, auch und gerade aus meiner eigenen Forschungsperspektive. Ich promoviere derzeit an der École des Ponts Business School in Paris und beschäftige mich intensiv damit, wie KI Lern- und Entwicklungsprozesse verändert. Was ich dabei immer deutlicher sehe: Technologie kann Informationen liefern, aber sie kann keine Beziehung gestalten. Und Entwicklung passiert in Beziehung.

Externe Mitarbeiter, die sich von ihren Disponenten wirklich wahrgenommen fühlen, deren Stärken gesehen werden, die bei Herausforderungen nicht allein gelassen werden, werden anders arbeiten als diejenigen, der sich als austauschbare Ressource fühlen. Das ist kein Soft-Skill-Romantizismus, sondern Realität in der Personaldienstleistung, und es hat direkte Auswirkungen auf Verfügbarkeit, Einsatzbereitschaft und Vermittlungserfolg.

Im Training arbeiten wir dafür mit Modellen, die ich als besonders kraftvoll erlebe: Das Kommunikationsquadrat von Friedemann Schulz von Thun etwa macht sichtbar, warum dasselbe Gespräch auf völlig verschiedene Weisen gehört und erlebt werden kann und wie man als Disponent bewusster kommuniziert, statt unbeabsichtigte Botschaften zu senden. Das Modell des Inneren Teams hilft zu verstehen, warum Menschen – und man selbst – in manchen Situationen nicht kohärent reagieren. Das Situationsmodell gibt einen Rahmen, um komplexe Gesprächsmomente zu lesen und klug zu handeln. All das sind keine abstrakten Theorien. Wir bringen sie konsequent in den beruflichen Alltag. 

Viele Personaldisponenten arbeiten unter Zeit- und Vermittlungsdruck. Wo liegen die drei größten Hebel einer coachenden Haltung in der Personaldienstleistung und woran können Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihres Trainings schon nach kurzer Zeit erkennen, dass sich der Ansatz auszahlt?

Ivo Haase: Zeit- und Vermittlungsdruck sind real. Deshalb halte ich nichts von Ansätzen, die viel versprechen und wenig liefern. Die drei Hebel, die ich in der Praxis als wirkungsvollsten erlebe, sind diese:

• Fragen statt antworten. Die meisten Menschen, auch erfahrene Disponentinnen und Disponenten, neigen dazu, schnell Ratschläge zu geben oder Lösungen anzubieten. Das ist oft gut gemeint, aber es übernimmt die Verantwortung, die beim Gegenüber bleiben sollte. Wer lernt, mit gezielten Fragen zu arbeiten, aktiviert die Eigenverantwortung des anderen und entlastet sich auch selbst.
• Die eigene Haltung im Gespräch bewusst gestalten: Bevor man an Gesprächstechniken arbeitet, muss man an der inneren Haltung arbeiten. Wie gehe ich in dieses Gespräch? Was nehme ich an, was erwarte ich? Wer diese innere Klärung zur Gewohnheit macht, führt bessere Gespräche und das bald nahezu automatisch.
• Konsequentes Sehen und Benennen von Stärken. Das klingt banal, ist es aber nicht. In stressigen Phasen schauen wir vor allem auf das, was nicht funktioniert. Wer lernt, systematisch Stärken zu erkennen und aktiv anzusprechen, schafft ein anderes Klima in der Zusammenarbeit. Und Menschen, die ihre Stärken kennen, sind motivierter und belastbarer.

Nach nur 8 bis 12 Wochen erleben Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Trainings typischerweise drei Dinge: Sie berichten, dass Gespräche, auch schwierige, ruhiger verlaufen. Externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigen mehr Eigeninitiative. Und die Disponentinnen und Disponenten selbst fühlen sich weniger aufgerieben, weil sie nicht mehr alle Lösungen liefern müssen.